Terms of Reference for the Recruitment of a Firm Responsible for the External Financial Audit of HEI Ltd.

1. CONTEXTE

HORIZON EDUCATION INVESTMENT Ltd (HEI Ltd) est une Société par actions à responsabilité limitée ; créée le 14/06/2015 et enregistrée auprès de Rwanda Développent Board (RDB) le 16/07/2015 sous le Code 103695931. Son siège social est établi à Kigali, Ville de Kigali, District de Gasabo, Secteur de Kinyinya.

Horizon Education Investment Ltd  a pour objet  la réalisation  de toutes opérations commerciales,  financières,  industrielles, mobilières  ou immobilières se rapportant directement ou indirectement à la promotion de l’éducation au Rwanda.

Horizon Education Investment Ltd  pourra également s’intéresser, au  Rwanda comme à l’étranger , par voie d’apport, de fusion, de souscription ou de toute autre manière, à toutes entreprises, associations ou sociétés ayant un objet similaire, analogue ou connexe, ou de nature à favoriser le développement de la société.

Elle mettra surtout  l’accent sur les points suivants :

• Contribution à la promotion de la qualité de l’Education à travers la mise  en place des infrastructures appropriées,
• Création et gestion des Ecoles privées : Maternelles, Primaires, Secondaires, Techniques et Professionnelles et Supérieures.
• Contribution à l’Education culturelle, civique et sportive visant  à  promouvoir le développement socio- professionnel ;
• Réalisation de toutes opérations commerciales, financières, industrielles, mobilières ou immobilières se  rapportant directement ou indirectement à la promotion de l’éducation au Rwanda.

Dans la perspective d’une prise en charge  efficace et efficiente des activités de la Société Horizon Education Investment Ltd (HEI Ltd), il a été inscrit dans son manuel des procédures et gestion,  le recours à un cabinet d’audit  externe financier pour examiner l’éligibilité et l’exactitude de ses transactions financières couvrant la période  du 01 Janvier 2022 au 31 Décembre 2022.

2. OBJECTIF DE L’AUDIT

L’objectif de l’audit des états financiers de HEI Ltd est de permettre à l’auditeur, d’exprimer une opinion professionnelle indépendante sur la situation financière  de la société à la fin  de  l’exercice comptable  et de s’assurer que les ressources de la société  sont bien gérées, en vue de l’atteinte  des objectifs de développement de la société.

L’expression de cette opinion professionnelle se basera sur les Etats financiers ainsi que les documentsjustificatifs préparés et mis à la disposition de l’Auditeurpar la Direction généralede HEI Ltd.

3. RESPONSABILITE DES PARTIES PRENANTES.

3.1.La responsabilité de la préparation des états financiers de la Société, y compris les divulgations  appropriés, incombe à la coordination de la société. Celle-ci est aussi responsable :

• Du choix et de l’application des principes comptables. La société prépare les états financiers selon les normes comptables applicables : soit les normes comptables internationales, soit les normes internationales d’information  financières(IFRS), ou les normes comptables  nationales conformes, dans  leur substance, aux IFRS ; et
• De la mise en œuvre des principes comptables  et des procédures administratives  et financières consignés dans le manuel des procédures et gestion de la société.
• De fournir à l’auditeur :
• L’accès à toutes les informations dont la direction a connaissance et qui ont trait à l’établissement des états financiers, telles que la comptabilité, la documentation y afférent et autre éléments ;
• Les informations supplémentaires qu’il peut demander à la direction pour les besoins de l’audit.

3.2. L’auditeur  est chargé de formuler une opinion sur les états financiers sur la base de vérifications menées   conformément aux normes internationales d’audit. Les normes nationales d’audit conformes, dans leur substance, aux  normes internationales d’audit sont également acceptées.

4. ETANDUE DE L’AUDIT

4.1.  L’audit sera  réalisé conformément  aux normes internationales et comprendra  les tests et les

Procédures d’audit ainsi que les  vérifications  que l’auditeur  jugera  nécessaires au regard des Circonstances.

La période couverte par le mandat de l’auditeur  concerne l’exercice clos au 31décembre2022

Lors de l’audit, une attention spéciale devra  être  accordée aux points suivants :

• Les ressources:
• Obtenir une liste  des ressources de HEI et les pièces comptables relatives à la mobilisation des ressources et recouvrement, vérifier que toutes les recettes ont été collectées et enregistrées au courant de la période sous audit.
• Dépenses :
• Aspects budgétaire : Vérifier l’existence et documenter le processus budgétaire(préparation, approbation, exécution et suivi du budget) en dégageant les forces et faiblesses et formuler le cas échéant les recommandations nécessaires à l’amélioration du système en place ;
• Acquisition des biens et services : Vérifier que le système d’approvisionnement en biens et services suit la réglementation en vigueur ;

Les dépenses inéligibles doivent faire l’objet d’un paragraphe séparé dans le rapport d’audit ; elles  doivent être mentionnées dans la « Lettre à la Direction », et si elles sont jugées significatives, elles doivent être insérées dans l’opinion de l’auditeur.

• Aspect de passation de marché et gestion des contrats 
• Vérifier si le processus de passation de marché en vigueur a été suivi dans la mise en œuvre de ces projets ;
• Comparer les prévisions aux réalisations, documenter les variations ;
• Vérifier le respect de la mise en œuvre des contrats y relatifs ;
• Inventaires des stocks et des immobilisations corporelles
• Vérifier le système de contrôle interne dans la gestion du stock des fournitures, uniformes etc.
• Vérifier le système de contrôle interne dans la gestion des immobilisations corporelles

4.2. Conformément aux normes internationales d’audit, l’auditeur devra accorder une attention Particulière aux  points suivants :

• Fraude et Corruption: L’auditeur devra  identifier et évaluer  les risques de fraude, obtenir ou fournir des preuves d’audit suffisantes d’analyse de ces risques  et traiter de manière appropriée les fraudes identifiées ou suspectées ;
• Lois et réglementations: Lors de la conception de l’approche et de la mise en œuvre des procédures de l’audit, l’auditeur devra  évaluer le respect des textes réglementaires et  législatifs par la direction  de la Société HEI Ltd, pour détecter les cas de non-conformité susceptibles de conduire à des anomalies significatives dans les états financiers ;
• Gouvernance : L’auditeur vérifiera si les réunions de l’AG, CA, Comité de CA, Comite de gestion  de HEI se tiennent régulièrement et que les PV y relatifs sont produits  et classés.
• Risque: L’auditeur mettra  en œuvre des procédures d’audit appropriées en réponse aux risques/anomalies identifiés lors de  son évaluation.

5. ETATS FINANCIERS DE LA SOCIETE

L’auditeur  vérifiera que les états financiers de HEI Ltd ont été préparés selon les principes comptables admis  et donnent une image fidèle de la situation financière de la société à la date de clôture de l’exercice, ainsi que des ressources et des dépenses effectuées à cette date.

En se basant entre autres sur les différentes études et évaluations du patrimoine de HEI  Ltd qui ont été réalisées à ce jour (rapportd’expertise du patrimoine, inventaire etc), l’auditeur  détaillera  et documentera  tous les éléments constituant l'actif de HEI et dégagera les variations au courant de la période sous audit. 

Les états financiers doivent comprendre:

• Les notes sur les états financiers décrivant les principes comptables utilisés et présentant une analyse détaillée  et expliquée des principaux comptes ;
• Bilan présentant les fonds cumulés de la société, les soldes bancaires ainsi que les autres actifs et passifs de  la société à la clôture de l’exercice considéré ;
• Compte de résultat ;
• Tableau des flux de trésorerie (ou Tableau de financement) permettant de déterminer les flux de trésorerie au cours de chaque exercice ;
• L’état de variation des capitaux propres

 L’auditeur devra présenter en annexe  aux états financiers  susmentionnés les éléments ci-après :

• Un état de rapprochement des comptes ;
• Une liste détaillée des actifs immobilisés acquis au courant de l’exercice.

6. RAPPORTS D’AUDIT:

   6.1. Le rapport de l’audit devra  comporter :

• L’opinion de l’auditeur sur les états financiers ; et
• La liste complète des états financiers tels que décrits au paragraphe 5 ci-dessus.

En plus du rapport sur les états financiers, l’auditeur  préparera   une «  lettre  à la Direction » Dans laquelle il inclura :

• Des commentaires et observations sur  les enregistrements comptables, les procédures et les systèmes de gestion examinés  durant l’audit ;
• Des anomalies et les points faibles spécifiques du système de gestion et formulera des recommandations en vue de leur amélioration ;
• Les problèmes de communication identifiés au cours de la mission d’audit susceptibles d’avoir un impact significatif sur  la société ;
• Les commentaires sur toute  autre anomalie  que l’auditeur jugera pertinent incluant les dépenses inéligibles.

Idéalement, la « Lettre à la Direction » doit inclure  les réactions/commentaires des  entités d’exécution  sur les faiblesses   relevées par l’auditeur.

7. INFORMATIONS D’ORDRE GENERAL

• L’auditeur devra avoir accès à tous les documents juridiques, les rapports et informations relatifs à la société qu’il aura  jugé  nécessaires ;
• Il est recommandé que l’auditeur prenne connaissance des documents ci-après  de HEI Ltd :
• Manuel des procédures et règlement d’ordre intérieur de HEI Ltd ;
• Le plan stratégique de HEI Ltd.
• Statuts de HEI Ltd
•  Il est recommandé à l’auditeur de rencontrer et de discuter de tous les aspects relatifs à L’audit avec  les  membres du CA de  HEI Ltd avant le démarrage et à la fin de sa mission.

8. EXPERIENCE ET QUALIFICATION DE L’AUDITEUR

8.1. Le cabinet  d’audit doit être enregistré et être  inscrit  au tableau d’un ordre des experts comptables reconnu au plan national ou international (ICPAR).

Le cabinet doit jouir d’une expérience confirmée en comptabilité et audit financier des sociétés ou projets.

8.2. Le personnel clé de la mission d’audit devra  comprendre au moins :

• Un expert-comptable financier, justifiant d’au moins 10 ans d’expérience en matière d’audit financier et agréé  par l’ordre   des experts  comptables de son pays ;
• Un chef de mission, ayant au moins un diplôme de niveau  Ao en audit et comptabilité, et justifiant d’une expérience d’au moins 5 ans d’audit financier ;
• Un auditeur assistant ayant une expérience et des qualifications professionnelles appropriées.

8.3.  Du fait que les rapports d’audit devront être édités  en français,  il est attendu que le   personnel devant intervenir pour cette mission soit familier au français.

9. LE DOSSIER DE CANDIDATURE

Le dossier  de candidature d’un auditeur devra comprendre :

1. Documents administratifs:
2. Lettre de soumission ;
3. Registre de commerce ;
4. Attestation de non redevance envers RRA
5. Attestation de non redevance envers RSSB ;
6. Preuve justifiant que l’expert- comptable financier est agréé  par l’ordre   des experts  comptables de son pays.
7. Offre technique devra comprendre :
8. Profil du soumissionnaire ;
9. Méthodologie ;
10. Trois références techniques récentes de trois dernières années ;
11. Planning d’exécution ;
12. Liste du personnel avec leurs CVs et responsabilités ;
13. Photocopies des diplômes du personnel listé  et  de leurs  cartes d’identité.
14. Offre Financière

L’offre financière devra montrer clairement que le coût estimé est de toutes taxes comprises ou de  hors taxes. 

10. DEROULEMENT DE LA MISSION:

Méthodologie :

Au plus tard une semaine après la signature du contrat, le Cabinet d'audit devra organiser une réunion avec le CA et Présenter un rapport de démarrage ( inception report)  pour s'entendre sur les TDRs , la méthodologie et éclairer si  nécessaire  les points qui auraient besoin d'une attention particulière.

Le cabinet d audit retenu devra aussi organiser une réunion de restitution du draft du rapport d'audit et du "management letter" au CA et à la Direction de HEI;

Durée d’intervention :

La mission sera exécutée sur une période  ne dépassant pas 10 jours ouvrables.

Rapport :

Le rapport sera  rédigé en français.  Le  rapport sera  édité  en version provisoire (Deux exemplaires) et soumis à la direction générale  qui formulera ses observations. Le rapport sera ensuite repris pour intégrer le cas échéant les observations de la direction générale. Le rapport  révisé sera  édité  en trois exemplaires et devra  parvenir  à la direction générale de la société au plus tard à la date convenue dans  le contrat ;

Le cabinet d’audit devra présenter le rapport d'audit final à l'Assemblée Générale.

NB: Les détails contenus dans les TDRs ne sont pas limitatifs, le Cabinet d'audit retenu devra suivre les normes et standards du métier ainsi que les bonnes pratiques de gestion.

11. DATE LIMITE ET LIEU DE DEPOT DES CANDIDATURES.

Les candidats intéressés devront faire parvenir leurs dossiers de candidatures dans une enveloppe fermée contenant deux enveloppes séparées  avec mentions :

Offre technique

Offre financière

Au plus tard le  03/02/ 2023 à 17h 00 heure  locale,  au Siège de la Société Horizon Education Investment sis à Gacuriro dans l’immeuble de l’Ecole l’Horizon.

Aucun dossier de Candidature ne sera accepté après la date et l’heure de clôture.

Fait à Kigali, Le 17./01/2023

Directeur Général  de HEI Ltd

HABARUGIRA Siméon